Office Management –  was ist das jetzt eigentlich?

Das ist Nicht ganz so einfach zu erklären, denn ein/e Officemanager/in muss so einiges drauf haben. Viele Arbeitsschritte bleiben für viele Mitarbeiter und auch für Kunden völlig unsichtbar und fallen nicht wirklich auf, aber sie fallen immer DANN auf, wenn der/die Officemanager/in den Job nicht ganz genau macht – zum Beispiel, wenn man auf der Toilette den Griff ins Leere macht und sich denkt… ohhhh sch….

Das Wichtigste für ein gutes Officemanagment ist, dass man das Office am „Leben“ hält und den Mitarbeitern und Kollegen den Rücken freihält. Dazu gehören viele Aufgaben: Büromaterial und Hygieneartikel bestellen, Obstkorb einkaufen, Kundenbriefe schreiben und verschicken, Verträge schicken, Post verteilen oder Recherchearbeiten für Projekte übernehmen.  Dabei sollte man auch etwas flexibel sein J… es kann auch vorkommen, dass man kurzfristig als Blumenbote Rosen an die Kunden verteilt oder schnell eine wichtige Bestellung bei der Druckerei abholt.

Nach außen ist man die Schnittstelle für allerlei Anfragen und wird meist als erste Person telefonisch kontaktiert. Daher ist ein perfekter erster Eindruck enorm wichtig – auch wenn man das Gespräch meist nach ein paar Sekunden an den zuständigen Mitarbeiter weitergibt.

Ein/e gute/r Officemanager/in hat stets alles im Überblick und agiert schon, bevor etwas „passieren“ kann… dann fallen idealerweise die vielen kleinen Arbeitsschritte den Kolleginnen und Kollegen auch DANN auf, wenn man den Job genau machtJ

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Wien, 10. September 2019

Theresa Kenyeri
Office Management

Ein Firmenjubiläum ist in der Brand Experience Branche eine ganz besondere Art von Veranstaltung. Unternehmen, die über mehrere Jahre erfolgreich auf dem Markt sind, nützen Jubiläen, um Danke zu sagen. Danke an Kunden, Mitarbeiter, Investoren, Medien und viele mehr. Auch wenn bei Events immer alles zu 100% passen muss, ist die Anspannung bei Jubiläen noch höher.

Was sind 5 Firmenjubiläum Ideen für 2022?

1. Feier ein Jahr und nicht nur einen Abend
   Ein Firmenjubiläum sollte Teil der Jahreskommunikation sein. Nutze die Chance, zusätzlich zu einem offiziellen Geburtstagsfest bei Deinen Kunden spezielle Aktionen oder Rabatte zu positionieren. Deine Mitarbeiter freuen sich sicher über Geburtstags- Gewinnspiele, einen Familien-Event oder kleine Special-Events über das Jahr verteilt.
2. Mach es persönlich
   Oft wollen Unternehmen bei Veranstaltungen aufzeigen und organisieren große Bühnenshows oder kaufen sich um teures Geld Künstler ein. Stelle Dir mehrfach die Frage: Was ist mein Ziel und was möchte ich mit dem Firmenjubiläum besonders feiern? Was macht die Firma so speziell, dass sie so viele Jahre profitabel war? Genau das sollte im Mittelpunkt des Programmes stehen, nicht etwa John Bon Jovi und seine Show.
3. Einladungsmanagement mal anders
   Das Einladungsmanagement beginnt bei der Auswahl der Gäste, die ich einladen möchte. Denke dabei immer an alle die Wegbegleiter der letzten Jahre – auch ehemals wichtige Kund*innen und Mitarbeiter*innen! Die Einladung selbst sollte persönlich sein von sich von der Masse abheben. Was haltest Du von einem persönlichen Brief mit wertvollen gemeinsamen Momenten – von einem Roboter hangeschrieben? Schau mal hier vorbei!
4. Einfache Ideen mit großer Wirkung
   Oft ist nicht das Budget entscheidend, sondern die Idee. Wie wäre es mit einer begehbaren Firmen-Timeline, in der bestimmte Meilensteine und deren Mitwirkende (Kunden, Partner und Mitarbeiter) gedankt wird? Zusätzlich kann jeder Ideen, Wünsche, Glückwünsche per Zettelchen dazuschreiben? Beim nächsten Jubiläum werden diese Zettelchen dann präsentiert.
5. Denke an den Nutzen für jeden Gast
   Jeder Gast möchte, wenn er zu einem Event geht, einen Nutzen davontragen. Dabei solltest Du an drei  Grundnutzen von Menschen denken:
   Kognitiver Nutzen – Deine Gäste wollen News, Facts und Infos erfahren
   Emotionaler Nutzen – Der Event sollte das Herz der Gäste berühren, sie wollen emotional abgeholt werden
   Sozialer Nutzen – Ihre Gäste wollen mit anderen Menschen sprechen, gut essen und Spaß haben

Zusammengefasst kann man sagen, dass ein Jubiläumsjahr ein toller Moment ist, um sich bei Menschen zu bedanken. Mit der Power von Brand Experience, dem Einsatz von modernen Tools und der Leidenschaft von Unternehmern und deren Mitarbeitern kannst Du ein Firmenjubiläum nutzen, um auch wirtschaftlich davon einen Ertrag zu erzielen.

Du brauchst Hilfe beim Planen eines Jubiläums? Melde dich bei uns! 

Viele Unternehmen stellen sich diese Frage immer wieder. „Online erreicht man ja viel mehr Menschen und es ist viel effektiver – da verzichte ich auf Live Marketing!“ – auch das ist immer noch eine gängige Meinung in der Marketinglandschaft. Fundierte Studien zeigen jedoch, dass 72% aller befragten Kunden bestätigten, dass Events, Promotions oder andere Live Marketing Aktionen die Marke positiver aufladen. Außerdem bieten Live Marketing Aktivitäten eine 10x längere Kundeninteraktion als z.B. Online- oder Social Media Postings.

Aber genug den Fakten, denn in Wahrheit geht es bei Live Marketing vor allem um Eines: EMOTIONEN! Jede Marke und jedes Unternehmen möchte seine Kunden berühren, erstaunen, überzeugen und positiv emotional aufladen. Und genau das kann man mit Live Marketing schaffen. Wir können mit unseren Kunden LIVE kommunizieren und das ist eines der grundlegendsten Bedürfnisse der Menschheit. Wir wollen MITEINANDER schöne, emotionale und spannende Dinge erleben – und das alles auch noch multisensorisch!

Wir möchten andere Marketingfelder und -kanäle auf keinen Fall schlecht reden, geschweige denn verteufeln. Wir sehen es vielmehr als ein sich gegenseitig ergänzendes Miteinander, denn der Trend im Live Marketing geht immer mehr in die Richtung, die Aktivitäten mit Online- oder digitalen Inhalten und Aktivierungen bzw. Social Media zu verbinden – und genau DAS möchten wir unseren Kunden aus einer Hand bieten. Die Kombination aus Emotion, Information und positivem Imagetransfer.

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Wien, 27. August 2019

Lukas Schütz
CEO – Chief Executive Officer

Wir allen wissen, dass Kommunikation zwischen den Eventmitarbeitern, Lieferanten, Kunden, etc. mitunter gerade bei einem zeitkritischen Event in der Umsetzung schwierig sein kein. Das Gegenüber will einfach nicht verstehen, was man gerade braucht. Für lange Erklärungen ist meist keine Zeit. Wir haben in unserem Unternehmen ein paar Regeln aufgestellt, die das Zusammenspiel zwischen den jeweiligen Positionen bei einem Event vereinfachen.

1. Positives Weltbild
   1. „Geht nicht“ gibt’s nicht -> wir schaffen das, aber nicht jeder für sich, sondern nur wir alle gemeinsam.
   2. Wenn alle an einem Strang ziehen, dann kommt es einem auch nicht wie Arbeit vor, sondern wir haben alle viel Spaß bei der Tätigkeit.
   3. Gruppenbildung und schlecht hinter dem Rücken eines anderen reden wird nicht akzeptiert.
2. Respekt und Disziplin
   1. Wir respektieren einander. Angefangen vom kleinen Lieferanten, der die letzten Bestellungen zu einem Event liefert, bis zum Kunden. Respektvoller Umgang ist für uns eines der wichtigsten Punkte in der Kommunikation.
   2. Ja, man darf auch Spaß bei der Arbeit haben. Dazu zählt aber nicht, auf dem Handy zu spielen oder hinter einem Container eine Rauchpause einzulegen, während andere bemüht sind, alles zeitgerecht zu erledigen.
   3. Die Entscheidungen des Projektleiters werden nicht in Frage gestellt. Man kann kurz seine Meinung sagen, soll diese als Projektleiter kurz überprüfen, aber die letzte Entscheidungshoheit hat immer der Projektleiter und diese ist zu 100% von den Mitarbeitern zu akzeptieren und mitzutragen.
3. Geben und Nehmen
   1. Im Eventbusiness gibt es immer wieder die Möglichkeit, das Event auch ein Stück weit mit zu genießen. Dabei darf man aber seine eigenen Interessen nicht in den Vordergrund stellen.
   2. Besondere Leistungen sind auch besonders zu honorieren. Das muss nicht immer in Form von Geld sein. Wir geben unseren Mitarbeitern, die sich bei mehreren Einsätzen besonders hervorgetan haben, gerne die Möglichkeit, sich als Supervisor für zukünftige Jobs zu bewerben (bei denen sie dann auch anders bezahlt werden).
4. Fokus und Einstellung
   1. Das Ziel ist das Ziel – soll heißen, dass der Fokus der Mitarbeiter nur darin liegen kann, das definierte Ziel dieses Events zu erreichen. Das funktioniert aber nur, wenn alle Mitarbeiter dieses Ziel auch genau kennen.
   2. Der Kunde ist König – ist zwar ein alter Spruch, aber er ist wichtiger denn je. Das Personal muss ein Maximum an Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft zeigen.
   3. Ein zufriedener Kunde ist nicht unser Ziel. Das Ziel ist ein begeisterter Kunde!
5. Kompetenz
   1. Grundsätzlich durchläuft jeder Eventmitarbeiter bei uns ein Casting, bei dem wir uns ein genaues Bild machen, welche Aufgabe dieser Mitarbeiter für uns am besten erledigen kann.
   2. Geschultes Personal ist sehr wichtig. Aber genauso wichtig , wenn nicht sogar wichtiger, ist die soziale Kompetenz. Es ist für uns entscheidend, ein Team zu haben, das gerne zusammenarbeitet, das sich gut kennt und sich gegenseitig hilft. So sind wir ein echtes Powerteam!
   3. Was bringt mir ein top geschulter Mitarbeiter, wenn er oder sie keine soziale Kompetenz zeigt und anderen Mitarbeitern bei Schwierigkeiten nicht hilft.

Fazit:Wenn man diese Punkte schon im Vorfeld mit seinem Eventpersonal durchgeht und sich alle im klaren sind, wie die Spielregeln lauten, hat man am Tag X deutlich weniger Diskussionen und Missverständnisse. Im Gegenteil: Man wird mit wenigen Worten genau das von seinem Eventteam bekommen, was zum jeweiligen Zeitpunkt wichtig ist.

Die Kommunikation untereinander und der Teamspirit werden viel besser sein, und das schlägt sich nicht nur in begeisterten Mitarbeitern nieder, sondern vor allem auch in begeisterten Kunden. Und das ist ja bekanntlich das Hauptziel jeder Veranstaltung.

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Wien, 10. September 2019

Mario Flieger
Head of Events