COVID19: Ein Virus, der unsere Gesellschaft und somit auch unsere Handlungen voll im Griff hat. Durch die erneut steigenden Zahlen und die neuen Regelungen wird die Gestaltung einer Veranstaltung für Eventmanager zu einem komplexen Verfahren. Aber was wäre beispielsweise Weihnachten ohne Weihnachtsfeier, ein Geburtstag, ohne die Möglichkeit zu feiern oder eine Veranstaltung ohne Gäste? – die Lösung: Ein gut durchdachtes Covid 19 – Präventionskonzept! Das Ergebnis: eine Feier, die keine Wünsche offen lässt UND die aktuellen Auflagen berücksichtig. Klingt gut? Aber was gehört genau in ein Covid-19 Präventionskonzept? Unsere COVID19 Beauftragten zeigen dir, als Veranstalter des Events, in diesem Blogbeitrag die perfekte Covid-19 Präventionskonzept Vorlage für deine sichere „Covid-19 Veranstaltung“.

Wichtiges Vorab: Covid Präventionskonzepte werden immer komplexer

Die Covid19 Vorgaben für Veranstaltungen ändern sind zurzeit nahezu wöchentlich. Die Aufgabe eines Eventmanagers liegt aktuell darin, den ständigen Kontakt zu Juristen zu suchen, da es bei der Planung einer Veranstaltung oberste Priorität hat, immer über die aktuellen Sicherheitsmaßnahmen Bescheid zu wissen. Dadurch können etwaigen Verständnisprobleme der momentanen Restriktionen umgangen werden, welche bei Missachtung teuer enden können.

Aktuell schreibt die Regierung vor, bereits ab einer Personenzahl von 50 ein Präventionskonzept für professionell organisierte Veranstaltung im Indoorbereich erstellen zu müssen.

Ein kleiner Hinweis: Veranstaltungen über 6 Personen sind momentan ohne zugewiesenen Sitzplatz untersagt!

Eventexperten-Tipp: Schreibe ein Test-Präventionskonzept für kleinere Veranstaltungen. Gehe die Touchpoints der Gäste im Geiste durch. Das bedeutet, sich u.A. folgende Frage zu stellen: „Wann und wie hat der Gast mit meiner Veranstaltung Berührungspunkte und welche Informationen bekommt er an dieser Stelle?“

• Einladung
• Eingang/CheckIn
• Zirkulation beim Event
• Abstrom aus Vortragssälen
• Catering (ja auch hier gibt es Möglichkeiten)
• Auslass Situation

Das muss ein Veranstalter in einem Covid-19 Präventionskonzept berücksichtigen:

1. Schritt: Locationbesichtigung / Fotodokumentation

• Vor jeder Risikoanalyse sollte unbedingt eine Locationbesichtigung auf der ToDo-Liste stehen.
• Außerdem gehört es zum Job eines Eventmanagers die bisherigen Planungen vor Ort im Detail durchzugehen.
  • §  Empfang der Gäste
  • §  Check In & Gesundheitscheck; ACHTUNG: Daten müssen dokumentiert werden!
    • Informationen der Besucher, ob Sie die letzten 10 Tage mit einer Covid19-positiven-Person in Kontakt standen
    • Temperaturcheck, Husten, Geschmacksverlust etc.  
  • §  Platzzuweisungen: Hierfür wird meist extra Personal benötigt. KEJOB ist Spezialist in diesem Bereich und unterstützt dich gerne bei der Suche nach passenden geschulten Mitarbeitern.
  • §  Essensausgabe: Auch hier gilt die Einhaltung der aktuellen Regelungen.
  • §  Abstrom verhalten kanalisieren

2. Schritt: Covid-19 Event – Risikoanalyse durch einen erfahrenen Eventmanager

• Hierfür ist Erfahrung Grundvoraussetzung. Niemand,auch kein Pre-Covid Eventmanager, sollte eine Risikoanalyse auf Vermutungen aufbauen!
• Denk‘ dich in alle möglichen Situationen und Touchpoints der Gäste hinein.
• Vergiss nicht auf die Mitarbeiter, andere Zugänge, Anwesenheitszeiten für Aufbaupersonal z.B., Kontaktlisten aller Mitarbeiter…
• Als Eventmanager ist es wichtig, sich über die Maßnahmen bewusst zu sein, welche es in den unterschiedlichen Bereichen und in welcher zeitlichen Abfolgen zu beachten gibt, um eine Infektion so gering wie möglich zu halten.
• Prüfe die m² neu und errechnen dir die maximale Besucherdichte für die einzelnen Räume.
• Berechne die tatsächliche Personenanzahl aufgrund der Lüftungsmöglichkeiten.
• Informiere dich über die Lüftungsanlage, die in der Location verbaut ist.
• Reicht die Umluft und die Frischluftzufuhr für die geplante Veranstaltung?
• Definiere die zeitlichen Abfolgen mit dem Personal.
• Auch das Senken des Kontaktrisikos zählt zu den Aufgaben des Eventmanagers!
  • §  Wechsel des Check In Personals in höheren Frequenzen, da diese mit allen Gästen in Kontakt kommen.
  • §  MNS Pflicht, oder besser Plexiglasscheibe zwischen den Gästen und dem Personal.
• Nachdem diese Punkte eruiert wurden, kann man starten diese ins Präventionskonzept einfließen zu lassen.

3. Schritt: Allgemeine Angaben im Präventionskonzept eines Eventmanagers

Gesetze, auf welche sich das Konzept der Covid-19 Veranstaltung bezieht.

ACHTUNG: Beim Stehen und Gehen gilt grundsätzlich MNS-Pflicht, beim Sitzen und Essen nicht.

!! Neue Verordnung ab 23.10.2020: MNS Pflicht zu jeder Zeit! Zudem ist keine Ausgabe von Speisen und Getränken bei Veranstaltungen möglich.

Ort/Datum/Zeitraum

Art der Veranstaltung; ACHTUNG: Aktuell sind Events nur mit Sitzplatzvergabe möglich!

Hygiene Maßnahmen

• §  Reinigungsroutinen: Wer macht was? Wie wird es dokumentiert?
• §  Reinigungsmittel

Zielpublikum Besucheranalyse

• §  Besucher der Veranstaltung (Altersschnitt, Soziale Schicht, M/W…)
• §  Etwaige Zwischenfälle, die zu erwarten sind:
  • Aufstocken des Sicherheitspersonals
  • Diskussionen beim Check In aufgrund nicht Einhaltung der Hausordnung

Berechnung des Desinfektionsmittelverbrauches während der Veranstaltung

• §  Desinfektionsmittel Menge = (Teilnehmeranzahl * 2-3ml Desinfektionsmittel * 3-4 Desinfektionen pro Besucher) + 15% Reserve

Information, die die Besucher im Vorfeld erhalten sollen, um sich auf die Gegebenheiten einzustellen

• Lüftung kälterer Raum
• MNS Pflicht
• Wartebereiche Zeit einplanen,
• Gesundheitsfragen

Besucherstromanalyse

• Wann und wo bewegen sich Besucher in erhöhter Frequenz?
  • ACHTUNG: Denk an die Pausen! WC / Gastronomie / Rauchen etc.
• Personal für die Kanalisation bereitstellen

Abstrom Prozeduren

• §  Die Gäste müssen reihenweise gebeten werden, die Räumlichkeiten zu verlassen. Somit werden die Besucher auf eine größere Fläche aufgeteilt und dies bewirkt zum Beispiel wiederum eine zeitliche Entzerrung bei den Sanitäranlagen, den Ausgängen, der Garderobe usw.
• §  Der Moderator einer Veranstaltung hat hier sehr viel Verantwortung und Einfluss auf die Besucher, um deren Verhalten zu lenken. Deshalb ist ein Funkkontakt zwischen dem Moderator und einer Person bei der Garderobe oder der nächsten Engstelle von Vorteil. So kann man den Abstrom aus dem Saal auflockern.

Maßnahmenplanung im Falle eines COVID-19 Verdachtsfalls. ( Richtige Dokumentation und Einhaltung der Kommunikationsketten uvm.)

• §  Isolieren, Maske tragen, kein Kontakt mehr außer mit dem COVID19 Beauftragten!
• §  Kontakt Aufnahme aller Besucher, die mit dieser Person wissentlich in Kontakt waren.
• §  Wenn möglich nach Hause schicken (Keine Öffis, Taxis) oder von einer Person aus demselben Haushalt abholen lassen.
• §  Alles dokumentieren und bestätigen lassen.

Vermeidung und Vorbeugung von zu hohen Besucherzahlen

• §  Zeitliche und räumliche Auflockerung

Darstellung der Infrastrukturen Sei‘ dir über die SOLL/IST Situation bewusst!

• §  Wer muss informiert werden, um die Location soweit umzubauen bzw. zu gestalten damit es deinen Vorgaben der Risikoanalyse entspricht.
  • Kordel zum Kanalisieren, Anstellbereiche…
  • Bodenmarkierungen
  • Desinfektionsspender und Reserveflaschen

Schulungen und fachgerechte Unterlagen – nicht nur für den Eventmanager

• §  Welche Person muss über welche Maßnahmen bescheid wissen?
  • Wer ist COVID19 Beauftragter und wie kann ich ihn erreichen?
• §  Was mache ich, wenn ein Gast mit Symptomen auffällt?
• §  Welche Checklisten musst du bzw. der COVID19 Beauftragte mitbringen?
  • Gästeliste
  • Mitarbeiterliste
  • Liste mit den Fragen die beim Gesundheitscheck beantwortet werden müssen
  • Liste mit den Sitzplatzzuweisungen. Diese sollten am besten schon vorab elektronisch erfasst werden. Das erhöht die Chance, etwaige Kontaktpersonen einer Verdachtsperson, schneller zu eruieren und gegebenenfalls zu kontaktieren.

Du denkst jetzt bestimmt: Das ist einiges an Arbeit und da muss ich schon ordentliches Fachwissen haben. – Das können wir verstehen.

Du brauchst aber nicht alles selbst machen. Das erfahrene Team von KESCH hilft dir dein Covid19-Präventionskonzept umzusetzen. So geht’s:

• Vereinbare hier dein kostenloses Beratungsgespräch.
• Ausarbeitung der Risikoanalyse und des Präventionskonzept durch die erfahrenen Eventmanager  von KESCH.
• Hilfestellung beim Einreichen der Unterlagen bei den entsprechenden Behörden.
• Sofortige Bereitstellung eines ausgebildeten COVID19 Beauftragten, für ein reibungsloses Event.

ERFAHRUNG ENTSTEHT BEIM TUN!

Unsere Eventmanagementexperten & COVID19 Beauftragten haben in den letzten Monaten bereits sehr viel Erfahrungen beim Schreiben von Präventionskonzepten und deren Umsetzung gesammelt, wodurch es sich für unser Team bereits zur Routine etabliert hat.

Falls du dir nicht sicher bist, ob dein Präventionskonzept zulässig ist und professionelles Feedback benötigst, kontaktiere unseren COVID19 Beauftragten Mario Flieger unter: mario.flieger@kesch.at.

Gerne steht KESCH auch bei den ersten Umsetzungen an deiner Seite damit du Erfahrungen mit uns als Backup sammeln zu können. Hier geht´s unverbindlich zum Kontaktformular.

Jahrelange Expertise und Freude am Event

Unser KESCH-Team besteht mittlerweile aus echten Eventprofis. Durch die jahrelange Berufserfahrung sind sie immer am Puls der Zeit. Sicherheit steht bei der Konzeption und dem Design der Veranstaltungen bereits seit Jahren an erster Stelle. Deshalb zählen Sicherheitskonzepte und Risikoanalysen, welche den Grundstein für ein Präventionskonzept darstellen, zu den täglichen Aufgaben unserer ausgebildeten COVID19 Beauftragten.

Wir haben sehr viel Erfahrung mit unvorhersehbaren Situationen auf Events und sind bemüht besonnen und mit den richtigen Aktionen zu reagieren und demnach auch entsprechend auf das Eventpersonal bzw. unsere Kunden einzugehen.

Wie und wem haben unsere Eventmanager bereits geholfen?

Mit Stolz können wir behaupten österreichweit, bei der Erstellung und Umsetzung von Präventionskonzepten, ganz vorne dabei zu sein. Es freut uns sehr, das unsere Begeisterung für Events, auch in Zeiten wie diesen, Mitmenschen zu einer unbeschwerten Veranstaltung verhelfen kann!

In den letzten Monaten und Wochen durfte KESCH vielen Kunden bei der Erstellung von Covid-19 Präventionskonzepten helfen. Leider dürfen wir nur ein paar auserwählte hier nennen. So durften wir für die Schulungsräume der AK Wien, einer zweitägige Fachtagung für Wirtschaftsprüfer, für den Weihnachtsmarkt in Leobersdorf, dem KvF uvm. mit Präventionskonzepten und COVID19 Beauftragten unterstützen!

Setz dein Event in die Tat um!

Bei offenen Fragen oder für etwaige Hilfestellungen bei der Erstellung deines ersten Präventionskonzeptes, melde dich bei mario.flieger@kesch.at

Er freut sich darauf, dir bei der Planung und Umsetzung helfen zu können!

Für weitere Informationen rund um das Thema Covid19 & Events, Präventionskonzepte, social disctancing etc. besuche unseren KESCH Blog.

Bis Bald,

das KESCH-Team

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