Mittlerweile kennt beinahe jeder das Problem, ein geplantes Event nicht veranstalten zu können, da eine große Teilnehmerzahl ohne Präventionskonzept oder COVID-19 Beauftragten aufgrund der Krise entweder nicht zulässig oder vertretbar ist. Die Lösung sind hybride Events. Was sich hinter dieser Eventform versteckt, für wen sie geeignet sind und warum sie immer beliebter werden:
Was versteht man unter einem „hybriden Event“?
Vom Sofa zum Vortrag, zu einem Event auf der anderen Seite der Erdkugel ohne Reisekosten. – hybride Events machen es möglich!
Der Idealfall sieht vor, dass bei einem Hybrid-Event eine reale Veranstaltung stattfindet, die nicht nur online übertragen wird, sondern auch alle Online-Teilnehmer einbindet, so als wären sie vor Ort.
Das ist aber in der Realität nicht wirklich umsetzbar. Die zwischenmenschliche Komponente kann nicht digitalisiert werden (zum Glück noch nicht 😊).
Generell können bei einem hybriden Event aber sehr viel mehr Teilnehmer erreicht werden.
Traditionelle Events vs. Hybrid-Events – Vorteile des real-virtuellen Events
Hybridveranstaltungen ermöglichen es Veranstaltern, die Kluft zwischen persönlichen und virtuellen Veranstaltungen zu überbrücken. Während persönliche Veranstaltungen einzigartig in der Bereitstellung personalisierter Erfahrungen, Aktivierungen und fesselnder Inhalte sind, ermöglicht es ein hybrides Format, den Organisatoren, die Reichweite persönlicher Veranstaltungen auf ein virtuelles Publikum auszudehnen, indem sie eine Vielzahl von Tools nutzen.
Dazu können Live-Streaming-Sitzungen, das Hinzufügen von virtuellen Fragen und Antworten und Abstimmungen, die Einrichtung virtueller Breakout-Räume, Chats und Networking sowie die Erweiterung einer Bibliothek mit On-Demand-Inhalten zählen.
Das bedeutet aber auch, dass man parallel zu seinem Live-Event ein komplettes Online-Event mit allen technischen Voraussetzungen dafür aufbauen muss.
Nichtsdestotrotz bieten hybride Events die größten Vorteile gegenüber Online- oder traditioneller Events im Punkto Reichweite, da hybride Feiern/Veranstaltungen die Teilnehmer nicht mehr an einen physischen Ort binden.
Weiters sind hybride Events, gemessen an der Reichweite der Gäste und somit auch den verkauften Tickets, meist sehr kosteneffizient. Je mehr Zuschauer den Event online verfolgen, desto günstiger wird es.Die nachstehende Tabelle gibt einen Überblick über die einzigartigen Stärken von persönlichen, hybriden und virtuellen Veranstaltungen. Man kann sehen, dass hybride Veranstaltungen viele Stärken von persönlichen als auch virtuellen Veranstaltungen in sich vereinen.
Um die Interaktion zwischen physischem und virtuellem Publikum weiter zu verstärken, können beispielsweise Boxen, die auch als Zusatzverkäufe generiern sollen, an Online Eventteilnehmer verschickt werden. Ein Beispiel: Die Pakete enthalten Produktproben, die in den Pausen des Live-Events präsentiert werden, oder Zutaten für Cocktails, die man gemeinsam in einer eigenen Session mit einem professionellen Barkeeper zubereitet und noch Tipps und Tricks erhält. Im Idealfall ist darin auch noch das Produkt eines Eventsponsors eingebunden. Mit diesen zusätzlichen Benefits kann man den Zusehern zuhause gleichermaßen ein unvergessliches Event zu bieten.
Das hybride Firmenevent
Gerade zu Zeiten von Corona und Mindestsicherheitsabständen ist es sehr hilfreich, ein Event in Form einer hybriden Veranstaltung abzuhalten. So ist man nicht gezwungen, eine größere Location zu mieten sondern kann eine einzige hybride Veranstaltung für die Teilnehmerzahl organisieren. So umgeht man die sonst bei realen Eventsnotwendigen COVID19-Sicherheitsmaßnahmen und erreicht dennoch eine große Gruppe.
Welche Herausforderungen gibt es und mit welchen Tools werden hybride Event erfolgreich?
Es ist wichtig, dass hybride Veranstaltungen – genauso wie auch traditionelle Events – gut durchdacht sind. Die Tonqualität muss aufgrund der Live-Übertragung gewährleistet sein und das Publikum muss sich unterhalten fühlen. Es ist wichtig, die Menschen vor Ort, aber auch die Online-Teilnehmer virtuell und interaktiv in den Raum zu holen.
Hier ist ein gut gebriefter und professionellen Moderator, der mit diesem doch speziellen Setup umgehen kann, und die Live Gäste genauso wie die Online Gäste anspricht, Voraussetzung. In manchen Setups macht es auch Sinn, einen eigenen Moderator für das Online-Publikum zu installieren.
Weiters können Inhalte im Voraus über Social Media und Messenger geteilt werden und im Nachhinein aufbereitet werden, während diverse Apps und Chat-Tools interaktive Beteiligung ermöglichen.
Generell lassen sich hybride Events über zahlreiche Plattformen durchführen. Gute Beispiele hierfür wären unter anderem conferencecompass, Eventmobi, Spotme oder Socio.com.
Hier noch ein Tipp, um die Online Teilnehmer doch noch mit den Live-Gästen socializen zu lassen: Das „One Property Ambassador Concept“.
Hierfür werden speziell für die Pausen Mitarbeiter engagiert, die die Teilnehmer vor den Bildschirmen unterhalten und beispielsweise durch die physische Eventlocation führen und ihnen Gäste vorstellt, die sich beim Live-Event befinden.
In diesen Videos findest du weitere nützliche Tipps:
Hybrid-Events stecken noch in den Kinderschuhen, und es gibt noch einiges an Kreativität und Technik zu verknüpfen, um den Live- und Online Gästen ein gleichwertiges Erlebnis zu bieten.
Dennoch zeigt sich gerade jetzt: Hybride Events sinddie optimale Lösung für ein Event voller Emotionen und gemeinsamer Erlebnisse, ohne das Publikum einem großen Gesundheitsrisiko auszusetzen. Mithilfe einiger Tools und kompetenter Unterstützung ist man in ein paar einfachen Schritten bei seinem gewünschten Event angelangt.
Hast auch du eine Veranstaltung geplant, die aufgrund des gesundheitlichen Risikos auf wackeligen Beinen steht? – dann vereinbare schnell und unverbindlich einen Beratungstermin bei KESCH.
Wir befassen uns schon lange mit der Digitalisierung von Events und stehen auch gerne bei der Durchführung und Planung eines hybriden Events zur Seite. So schaffen wir ein Event, bei der sich alle Mitarbeiter bequem von zuhause via Live-Stream einloggen und einbringen können. Ein unvergessliches Event ist garantiert!
Für weitere Fragen stehen die Mitarbeiter von KESCH gerne zur Verfügung. Einfach hier klicken, um zu unserem Kontaktformular zu kommen. Wir melden uns so schnell wie möglich mit einer passenden Lösung für dein Anliegen.
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Bis bald!
Dein KESCH-Team